11 เคล็ดลับวิชา Excel ที่คุณยังไม่เคยรู้ จะเปลี่ยนการทำงานให้ง่ายขึ้นไปตลอดกาล!!

Microsoft Excel อีกหนึ่งโปรแกรมเด็ดที่เราต้องเคยใช้กันมาบ้างแล้ว… ถึงแม้ว่ามันจะช่วยให้เราทำงานจัดการตารางต่างๆ ได้ง่ายขึ้น แต่ก็ต้องยอมรับว่าบางครั้งมันก็เข้าใจยากอยู่พอสมควร

และถ้าคุณเป็นอีกหนึ่งคนที่กำลังประสบปัญหากับการใช้งานโปรแกรมแสนยุ่งยากนี้ (อ่านทำเสียงแบบทีวีไดเรคท์ด้วยนะ) เราจะมาแนะนำสุดยอดเคล็ดลับ 11 วิธี ที่จะช่วยให้คุณใช้งานมันได้เจ๋งขึ้นกว่าเดิม

แล้วคุณจะพบว่าชีวิตการทำงานของคุณนั้นง่ายขึ้นแบบคาดไม่ถึงเลย…………

 

1. คุณสามารเปลี่ยนจากหน้าเวิร์กชีทหนึ่ง ไปอีกแผ่นหนึ่งได้โดยการกด Ctrl + Page Down หรือ Page Up โดยไม่ต้องยกมือออกจากคีย์บอร์ดไปจับเมาส์ให้เสียเวลา

 

2. เลื่อนจากช่องหนึ่ง ไปยังสุดขอบของตารางที่ทำอยู่ ด้วยการกดปุ่ม Ctrl + ลูกศร 4 ทิศทางตามต้องการ

ปกติการใช้ลูกศรมันจะเลื่อนแค่ช่องเดียว ถ้าใช้ Ctrl ช่วย มันจะเลื่อนไปได้สุดเลยล่ะ

 

3. Ctrl + Shift + ลูกศร จะทำให้คุณสามารถเลือกตารางนี้ได้โดยไม่ต้องใช้เมาส์ช่วยอีกด้วย

 

4. การคัดลอกสูตรจากช่องหนึ่ง ลงไปยังช่องด้านล่างทั้งคอลัมน์นั้น คุณสามารถใช้วิธีลากเมาส์ลงไป หรือกระทั่งง่ายกว่าคือดับเบิลคลิ๊กตรงมุมของช่องนั้น มันก็จะคัดลอกสูตรไปให้โดยอัตโนมัติ

 

5. ใช้คีย์ลัดในการเปลี่ยนรูปแบบของตัวเลขในตารางได้ง่ายๆ ดังนี้เลย

Ctrl + Shift + ! เปลี่ยนเป็นจุดทศนิยม 2 ตำแหน่ง

Ctrl + Shift + $ เปลี่ยนเป็นหน่วยเงินดอลลาร์

Ctrl + Shift + % เปลี่ยนเป็นค่าเปอร์เซ็นต์

 

6. ล็อคสูตรของช่องนั้นเอาไว้ ด้วยปุ่มเทพ F4

บางครั้งเวลาต้องการล็อคช่องนั้น เราสามารถทำได้ด้วยการพิมพ์ $ ข้างหน้าและด้านหลัง ซึ่งมันเป็นเรื่องยุ่งยากและเสียเวลา ลองใช้ปุ่มเทพ F4 สิ ทุกอย่างจบในปุ่มเดียว

 

7. สรุปข้อมูลให้ออกมาง่ายๆ ด้วยคำสั่ง CountIF และ SumIF

CountIF

คือการสั่งให้สรุปข้อมูลจากช่องหนึ่ง ด้วยหลักเกณฑ์ในอีกข้อหนึ่ง ตัวอย่างเช่นต้องการนับว่าในหัวคอลัมน์ B4 ถึง B50 มีคนเขียนชื่อเดียวกับเซลล์ G4 (Arya) ทั้งหมดกี่เรื่อง โปรแกรมก็จะสรุปออกมาให้นั่นเอง

 

SumIF

เป็นการต่อยอดจากสูตรข้างบนมาอีกต่อหนึ่ง ทีนี้เราต้องการรู้ว่าตั้งแต่คอลัมน์ B4 ถึง B50 คนเขียนในเซลล์ G4 (Arya) ได้ยอดวิวทั้งหมดเท่าไรจากช่อง E4 ถึง E50 ก็เพิ่มเกณฑ์เข้าไปอีกนั่นเอง

 

8. ดึงข้อมูลออกมาจัดอันดับด้วย VLOOKUP

คำสั่ง VLOOKUP ใช้ในการดึงข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบเพื่อออกมาจัดอันดับ ยกตัวอย่างเช่นครั้งนี้จะเป็นการดึงข้อมูลออกมาเพื่อจัด 5 อันดับสถาบันการศึกษาที่ Ranking สูงสุด

 

VLOOKUP  จะต้องป้อนค่าตามหลัง 5 ค่า ได้แก่

ค่าแรก – อันดับที่เราต้องการดึงออกมา ในที่นี้ L5 คืออันดับ 1

ค่าที่สอง – คอลัมน์ที่ต้องการดึงข้อมูลซึ่งอยู่ซ้ายสุด นั่นเริ่มจาก A5

ค่าที่สาม – จำนวนคอลัมน์ที่เราต้องการค่าออกมา

ค่าที่สี่ – เราต้องการชื่อของมหาวิทยาลัย ซึ่งชื่อให้คอลัมน์อันดับ 2 เลยใส่เป็นค่า 2

ค่าที่ห้า – ต้องการแบบตรงตัวหรือค่าประมาณ กรณีนี้ต้องการเป็นตัวเลขอันดับตรงๆ ก็ใส่ 0

 

9. ใช้ & ในการรวม 2 ช่องเข้าด้วยกัน

ตัวอย่างนี้จะใช้ & ในการรวมชื่อและนามสกุลในคอลัมน์ A และ B เข้าด้วยกัน ก็จะออกมาตามตัวอย่างแบบไม่ยากเลย

 

10. ลบหรือจัดการข้อความที่ไม่ต้องการด้วย LEFT, RIGHT และ LEN

Left

เป็นคำสั่งที่จะคงไว้ซึ่งตัวอักษรนับมาจากทางซ้ายของช่อง ซึ่งตัวอย่างป้อนค่าเป็น 2 ก็จะเหลือเพียง 2 ตัวอักษร (ซึ่งตัวอย่างต้องการตัดชื่อเต็มของรัฐในอเมริกาออก เหลือเพียงชื่อย่อ 2 ตัวนั่นเอง)

Right

ในทางตรงกันข้าม ถ้าใช้ Right ก็จะเป็นการนับจากทางด้านขวาแทน แต่สมมติว่า เราต้องการรู้ว่าแต่ละช่องต้องใส่คำสั่ง Right กี่ตัว ก็มีพระเอกขี่ม้าขาวอย่าง Len มาช่วย

 

Len

Len ใช้ในการนับตัวที่เหลือหลังจากค่าที่เราใส่ ตัวอย่างนี้ทุกช่องจะมีชื่อรัฐ 2 ตัวอักษร และเครื่องหมาย – นับเป็นอีก 1 ตัว รวมกันเป็น 3 ตัว

เพราะฉะนั้นเมื่อใส่ค่าเป็น 3 เราก็จะได้จำนวนตัวอักษรที่เหลือของแต่ละเซลล์นั้นๆ นั่นเอง

 

และก็นำมาสู่การคอมโบ ใช้ Right – Len ด้วยกัน เพื่่อตัดเหลือแต่ชื่อเต็มของรัฐ เชื่อว่าดูภาพนี้คงเข้าใจได้ไม่ยากนะครับ

 

11. สุ่มตัวเลขด้วย RAND() 

สำหรับคนที่อยากจะได้ค่าประมาณ ค่าอะไรก็ได้ที่อยู่ระหว่าง 0 ถึง 1 คำสั่งนี้จะช่วยแรนดอมตัวเลขออกมาให้โดยอัตโนมัติ และคุณก็สามารถแรนดอมได้ใหม่เรื่อยๆ โดยการกด F9 นั่นเอง เชื่อว่าหลายๆ คนคงไม่รู้ฟังก์ชั่นนี้กันล่ะสิ

 

ก็จบกันไปแล้วกับทั้ง 11 ทริคที่นำมาฝากกันในวันนี้ ต้องขอบอกเลยว่าหลายๆ อันนั้นก็เป็นความรู้ใหม่ของ #ประธานเหมียว เช่นกัน หลังจากเขียนบทความนี้เสร็จคงได้อัพเลเวลวิชา Excel ไปอีกเยอะ

ส่วนใครที่ต้องใช้งานมันบ่อยๆ ก็หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์มากยิ่งขึ้นนะคร้าบบบบบ

ที่มา: businessinsider